Sedan hösten 2016 för föreningen ett frivilligt kontaktregister över de fastighetsägare i Utveda som önskar registrera sig. I detta register registreras namn, bostadsadress, adressen i Utveda, telefonnummer samt mejladress.

Anledningen är att föreningen via post till fastighetsägarens mantalsskrivningsadress eller mejl skickar kallelser till årsstämma samt städdagar men också debiteringslängden vilken ligger till grund för den samfällighetsavgift som varje fastighetsägare ska betala senast den 31 maj varje år. En annan anledning är också att uppgift om fastighetsägaren ska finnas tillgängligt för styrelsen i händelse av att fastighetsägaren måste kontaktas om något inträffat gällande dennes fastighet i området.

Enligt GDPR (General Data Protection Regulation) så registreras fastighetsägarens namn, mantalsskrivningsadress, adress samt fastighetsbeteckning i Utveda, mejl och telefonnummer förutsatt att fastighetsägaren skriftligt givit föreningen sitt tillstånd till registreringen. Detta tillstånd kan med fördel mejlas till föreningen till utveda@gmail.com Fastighetsägaren kan när som begära utskrift av de registrerade uppgifter som finns registrerade om denne i föreningens kontaktregister. De register som finns är:

* Register över fastighetsbeteckning, registrerad ägare med namn och mantalsskrivningsadress, adress i Utveda, telefonnummer samt mejladress.

* Register med namn och mantalsskrivningsadress till de som inte anmält att de vill bli registrerade i kontaktregistret. I detta register finns endast namn och mantalsskrivningsadress för att föreningen ska kunna skicka brev per post.

* Register med mejladresser till de som anmält att de vill ha försändelser från föreningen via mejl istället för post.

Försäljning av fastighet inom Utveda Samfällighetsförening

Vid försäljning av fastighet inom Utveda Samfällighetsförening är det av yttersta vikt att säljaren meddelar föreningens styrelse att fastigheten är såld och vem som köpt fastigheten i fråga. Detta för att det är enda sättet för föreningens styrelse att få kännedom om ny ägare så att denne kan kontaktas med välkomstbrev med information om Utveda och förfrågan om registrering i föreningens kontaktregister. Anmälan görs via mejl till: utveda@gmail.com

Registrerade telefonnummer kan komma att brukas av årsmötets valda valberedning för att efterfråga intresse för
att bli invald i föreningens styrelse och övriga befattningar. Det är av stor vikt att föreningen vid årsmöten
kan välja en styrelse för drift av föreningens gemensamma intressen. Valberedningen behöver därför
kunna kontakta föreningsmedlemmarna i detta avseende.